Dla wielu przedsiębiorców kwestie rachunkowe i dokumentacja firmowa to istna czarna magia. Dzieje się tak dlatego, że przepisy dość często się zmieniają, a obowiązków związanych z prowadzeniem odpowiedniej dokumentacji jest naprawdę dużo nawet w niewielkiej firmie.
Z pomocą przedsiębiorcom przychodzą specjalistyczne programy, które pomagają zachować porządek i ułatwiają pracę z dokumentami. Dzięki temu ich tworzenie i archiwizacja stają się łatwiejsze. Kwestie księgowe są naprawdę bardzo istotne. Dobrze prowadzona dokumentacja pomoże uniknąć nieprzyjemności w urzędach, ale także może przyczynić się do realnych oszczędności w firmie.
Faktury – najczęściej wystawiany dokument
Wystawianie i otrzymywanie faktur to dla przedsiębiorcy chleb powszedni. Warto pamiętać, że już od 2014 roku obowiązek wystawiania faktur mają także te firmy, które są zwolnione z podatku VAT. Czasem może się zdarzyć, że na fakturze nie ma informacji, które są niezbędne.
Aby faktura była poprawnie wystawiona zawierać musi koniecznie:
- datę i numer,
- nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- numery NIP (jeśli nabywca jest przedsiębiorcą),
- nazwę towaru lub usługi,
- cenę jednostkową towaru lub usługi,
- wartość towarów lub usług,
- stawkę podatku VAT,
- sumę netto z wyszczególnieniem poszczególnych stawkek VAT,
- ostateczną kwotę należności.
Zapamiętanie, wyszczególnienie i obliczenie wszystkich elementów może przysporzyć problemów. Łatwo też o pomyłkę. Dlatego większość przedsiębiorców korzysta ze specjalistycznych programów. Poprawne fakturowanie w programie jest o wiele łatwiejsze i bezpieczniejsze. Chroni przedsiębiorcę przed pomyłkami, które mogłyby spowodować, że dokument będzie nieważny, albo będzie wymagał korekty.
Inne dokumenty wystawiane przed przedsiębiorcę
Faktury VAT to nie wszystkie dokumenty, jakie zobowiązany jest wystawiać i przechowywać przedsiębiorca. Dla wielu osób prowadzenie dokumentacji firmowej jest na tyle skomplikowane, że korzystają z pomocy zewnętrznych firm. Niemniej mając aktualną wiedzę i dobry program do dokumentacji firmowej przedsiębiorca jest w stanie poradzić sobie z dokumentacją także samodzielnie.
Wśród ważnych dokumentów, których przechowywanie należy do obowiązku przedsiębiorcy należą poza fakturami: Księga Przychodów i Rozchodów, dokumenty kosztowe i potwierdzenia zapłaty, deklaracje oraz rejestry zakupów i sprzedaży, ewidencja środków trwałych czy dokumentacja pracownicza.
Dokumentacja magazynowa – jak poprawnie wystawić WZ
Wszyscy przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży towarów mają obowiązek prowadzić rejestr gospodarki magazynowej. Wynika to z obowiązku remanentowego, który wynika z przepisów polskiego prawa. Dokument wydania zewnętrznego – WZ to podstawowy dokument w firmie zajmującą się sprzedażą towarów. W ten sposób dokumentuje się rozchód towarów z magazynu. Jednak WZ nie stanowi dokumentu księgowego i nie może zastąpić faktury.
Poprawnie wystawiony dokument WZ powinien zawierać następujące elementy:
- numer dokumentu,
- dane wystawcy i odbiorcy
- daty wystawienia i wydania towaru,
- oznaczenie towaru,
- cenę jednostkową wydanego towaru i jego ilość,
- podpis osoby wystawiającej dokument.
Dla osób prowadzących firmę poprawne prowadzenie dokumentacji jest niezwykle ważne. Warto być na bieżąco z aktualnymi przepisami. Wiedza pomaga uniknąć braków formalnych, dodatkową pomocą przy prowadzeniu dokumentacji firmowej są specjalistyczne programy. Pozwalają one porządkować zarówno dokumenty sprzedażowe, dokumenty magazynowe, a także wiele innych dokumentów. Poprawnie wystawiane dokumenty ułatwiają prowadzenie biznesu i zawieranie transakcji.
