Przechowywanie dokumentów – przez jaki okres czasu?

0
61
Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Okres przechowywania dokumentów został określony w przepisach ustawy o rachunkowości. Jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty?

Przechowywanie dokumentów – jak długo?

To, jak długo przechowywać dokumenty, zależy od ich rodzaju. Zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych, przedsiębiorcy powinni przechowywać dokumenty jak najkrócej to możliwe.

Przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się przez 5 lat. Do dokumentów tych należą m.in.:

  • rejestry VAT,
  • faktury sprzedaży,
  • faktury zakupu,
  • ewidencje przebiegu pojazdów.

Przechowywanie akt tego rodzaju liczone jest od roku kalendarzowego następującego po roku, którego dotyczyły dane dokumenty. W przypadku dokumentów związanych z ZUS, okres ten wynosi także 5 lat.

Przechowywanie dokumentów związanych z kadrami podlega także ustawie o emeryturach i rentach. Dlatego też przechowywanie dokumentów pracowniczych powinno trwać przez 50 lat od dnia ustania umowy o pracę (lub innej) z danym pracownikiem. Do dokumentów tych należą m.in.:

  • lista płac,
  • ewidencja czasu pracy,
  • dokumenty dotyczące przydziału odzieży roboczej.

Dokumenty te powinny być chronione przed zniszczeniem.

Przez okres 5 lat, przechowywane powinny być dokumenty takie jak m.in.:

  • roczne sprawozdania finansowe,
  • księgi rachunkowe,
  • dokumentacja mówiąca o sposobie prowadzenia księgowości (przy czym jest to 5 lat od uznania nieważności dokumentu),
  • dokumentacja dotycząca przychodów oraz rozchodów,
  • dokumentacja związana ze środkami trwałymi w budowie oraz wszelkimi kredytami i pożyczkami,
  • umowy handlowe.

Wyjątek stanowią dokumenty związane z reklamacjami. Należy je przechowywać przez rok od zakończenia działań związanych z procesem reklamacyjnym.

Przechowywanie dokumentacji medycznej – jak długo?

Przechowywanie dokumentacji medycznej określone jest w ustawie o prawach pacjenta. Dokumentacja ta musi być przechowywana przez 20 lat w większości przypadków. Jednakże istnieją wyjątki od tej reguły. Są to:

  • zdjęcia rentgenowskie, które przechowywane są poza dokumentacją medyczną w systemie elektronicznym – 10 lat,
  • dokumentacja medyczna świadcząca o tym, jakie są losy krwi oraz jej składników – 30 lat,
  • dokumentacja zmarłego pacjenta, gdy zgon stwierdzono na skutek zatrucia lub uszkodzenia ciała – 30 lat,
  • skierowania na badania (5 lat w przypadku udzielenia świadczenia, 2 lata, gdy świadczenie nie zostało udzielone).

W przypadku dokumentacji medycznej dzieci do lat 2, musi być ona przechowywana przez 22 lata.

Terminy przechowywania dokumentów są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym zostało udzielone świadczenie.

Przechowywanie dokumentów – co jeszcze warto wiedzieć?

Przechowywanie dokumentów powinno odbywać się w taki sposób, by nie zostały one zniszczone lub utracone. W przypadku dokumentów elektronicznych należy zadbać o kopię zapasową. Należy pamiętać, że nieprzestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania dokumentów jest karane zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie.

PODZIEL SIĘ

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here