Przechowywanie dokumentów jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Okres przechowywania dokumentów został określony w przepisach ustawy o rachunkowości. Jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty?
Przechowywanie dokumentów – jak długo?
To, jak długo przechowywać dokumenty, zależy od ich rodzaju. Zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych, przedsiębiorcy powinni przechowywać dokumenty jak najkrócej to możliwe.
Przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się przez 5 lat. Do dokumentów tych należą m.in.:
- rejestry VAT,
- faktury sprzedaży,
- faktury zakupu,
- ewidencje przebiegu pojazdów.
Przechowywanie akt tego rodzaju liczone jest od roku kalendarzowego następującego po roku, którego dotyczyły dane dokumenty. W przypadku dokumentów związanych z ZUS, okres ten wynosi także 5 lat.
Przechowywanie dokumentów związanych z kadrami podlega także ustawie o emeryturach i rentach. Dlatego też przechowywanie dokumentów pracowniczych powinno trwać przez 50 lat od dnia ustania umowy o pracę (lub innej) z danym pracownikiem. Do dokumentów tych należą m.in.:
- lista płac,
- ewidencja czasu pracy,
- dokumenty dotyczące przydziału odzieży roboczej.
Dokumenty te powinny być chronione przed zniszczeniem.
Przez okres 5 lat, przechowywane powinny być dokumenty takie jak m.in.:
- roczne sprawozdania finansowe,
- księgi rachunkowe,
- dokumentacja mówiąca o sposobie prowadzenia księgowości (przy czym jest to 5 lat od uznania nieważności dokumentu),
- dokumentacja dotycząca przychodów oraz rozchodów,
- dokumentacja związana ze środkami trwałymi w budowie oraz wszelkimi kredytami i pożyczkami,
- umowy handlowe.
Wyjątek stanowią dokumenty związane z reklamacjami. Należy je przechowywać przez rok od zakończenia działań związanych z procesem reklamacyjnym.
Przechowywanie dokumentacji medycznej – jak długo?
Przechowywanie dokumentacji medycznej określone jest w ustawie o prawach pacjenta. Dokumentacja ta musi być przechowywana przez 20 lat w większości przypadków. Jednakże istnieją wyjątki od tej reguły. Są to:
- zdjęcia rentgenowskie, które przechowywane są poza dokumentacją medyczną w systemie elektronicznym – 10 lat,
- dokumentacja medyczna świadcząca o tym, jakie są losy krwi oraz jej składników – 30 lat,
- dokumentacja zmarłego pacjenta, gdy zgon stwierdzono na skutek zatrucia lub uszkodzenia ciała – 30 lat,
- skierowania na badania (5 lat w przypadku udzielenia świadczenia, 2 lata, gdy świadczenie nie zostało udzielone).
W przypadku dokumentacji medycznej dzieci do lat 2, musi być ona przechowywana przez 22 lata.
Terminy przechowywania dokumentów są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym zostało udzielone świadczenie.
Przechowywanie dokumentów – co jeszcze warto wiedzieć?
Przechowywanie dokumentów powinno odbywać się w taki sposób, by nie zostały one zniszczone lub utracone. W przypadku dokumentów elektronicznych należy zadbać o kopię zapasową. Należy pamiętać, że nieprzestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania dokumentów jest karane zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie.