Elektroniczny obieg dokumentów (ang. Electronic Data Interchange w skrócie EDI) to wymiana dokumentów elektronicznych za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych takich jak internet.
Co to jest elektroniczna wymiana dokumentów między organizacjami. Jak to działa?
Wyjaśnijmy najpierw pojęcie dokumentu elektronicznego. Dokument elektroniczny to plik poświadczony podpisem elektronicznym. Nie trzeba go drukować, ponieważ jest to prawnie istotny oryginał w formie elektronicznej.
Elektroniczny obieg dokumentów odbywa się za pośrednictwem systemu operatora włączonego do sieci zaufania. Jedna organizacja wysyła plik dokumentów do innej organizacji. Adresat otrzymuje ją kilka sekund później na swój komputer. Proces ten można porównać do poczty elektronicznej. Podczas przesyłania dokumentu operator automatycznie sprawdza legalność podpisu elektronicznego, którym dokument jest podpisany oraz zgodność formatu dokumentu z wymogami prawnymi.
Jeśli dokument wymaga podpisu dwustronnego, odbiorca również podpisuje go elektronicznie lub odrzuca podpis i żąda korekty. Nadawca może śledzić ruch dokumentu dzięki statusom: „Wysłany”, „Odebrany”, „Podpisany”, „Odmowa podpisu”.
Wprowadzenie elektronicznej wymiany dokumentów pozwoli na wygodne i łatwe składanie dokumentów elektronicznych przez Internet na żądanie organów podatkowych. Elektroniczna wymiana dokumentów jest odpowiednia zarówno dla małych i średnich firm, jak i dużych przedsiębiorstw oraz holdingów.
Dlaczego firmy potrzebują elektronicznego zarządzania dokumentami:
- zmniejszyć liczbę dokumentów papierowych w biurze;
- zmniejszyć koszty finansowe i robocizny związane z utrzymaniem archiwum;
- obniżyć koszty druku, papeterii, wysyłania dokumentów;
- obniżyć koszty pracy poprzez eliminację czynności wykonywanych ręcznie i automatyzację procesu;
- pozbyć się utraty dokumentów i konieczności ich ponownego wystawiania.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami pomaga kontrahentom w wymianie dokumentów przez Internet. Nie ma potrzeby ręcznego drukowania i podpisywania dokumentów: dokumenty są przesyłane drogą elektroniczną. Niektóre firmy robią to za pomocą poczty elektronicznej, ale wygodniej jest podłączyć się do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami zorganizowanego przez firmy operacyjne. Systemem, który pomaga w podpisywaniu dokumentów online jest Umownik.pl.
Zalety elektronicznego zarządzania dokumentami
Przyspiesz procesy biznesowe
Podpisywarka umów nie przebudowuje procesów biznesowych, ale je optymalizuje. Przyspiesza wszystkie operacje związane z obiegiem dokumentów. Uzgadnianie, podpisywanie i wysyłanie dokumentów zajmuje kilka sekund. Jednocześnie nie zmienia się zwykły schemat pracy w firmie. Pracownicy, którzy wcześniej pracowali z papierami, nadal to robią, ale tylko w formie elektronicznej.
Wymieniaj faktury elektroniczne
Niektóre dokumenty można wymieniać drogą mailową. Jednak zgodnie z Ordynacją podatkową faktury elektroniczne muszą być przesyłane tylko za pośrednictwem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami zorganizowanego przez spółkę operacyjną.
Zapewnij prawne znaczenie dokumentów
W systemie kontrahenci podpisują dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co jest równoznaczne z podpisem własnoręcznym.
