Chatboty wykorzystują nowoczesną technologię do usprawniania procesów komunikacyjnych wewnątrz i na zewnątrz firmy. Dla wielu przedsiębiorców są dobrą inwestycją, jednak zdarzają się sytuacje, że chatbot okazuje się nietrafionym wydatkiem. Co zrobić, aby tego uniknąć i wyciągnąć z tego narzędzia jak najwięcej?
Konkretny plan
Aby chatbot pozytywnie wpłynął na pracę w Twojej firmie, nie możesz podejść do tematu po macoszemu. Przed jego dokładnym zaprojektowaniem, powinieneś przeanalizować aktualną sytuację i zwrócić szczególną uwagę na elementy takie jak: czas pracowników poświęcany na obsługę klientów, czas pracowników potrzebny na udzielanie powtarzalnych informacji współpracownikom, rodzaj powtarzalnych zadań wykonywanych przez wszystkich pracowników, sposoby i efektywność komunikacji i wiele innych. Na podstawie takich obserwacji oceń, w jakim stopniu usprawnienie któregoś punktu wpłynęłoby na ogólną poprawę zadowolenia oraz przyniosłoby wymierne korzyści. Jeśli obierzesz już obszar, który chcesz usprawnić za pomocą chatbota, przejdź do kolejnego punktu.
Projektowanie chatbotów
Drugim etapem jest projektowanie. Chatboty są proste w obsłudze i taki jest ich główny zamysł – w końcu mają upraszczać bardziej złożone procesy. Jednak ich projektowanie jest czasochłonne i często wręcz mozolne. Większość problemów, na jakie się natkniesz będą wynikały z niezwykle bogatego, polskiego słownictwa. Niestety prawdą jest, że znacznie łatwiej byłoby stworzyć chatbota obcojęzycznego, ponieważ chatbot rozmawiający po polsku musi mieć wprowadzone znacznie więcej fraz i zmiennych. Jeśli na tym etapie dojdziesz do wniosku, że wymaga to od Ciebie znacznie większych nakładów pracy, niż godziny, którymi dysponujesz, rozważ oddelegowanie tego zadania. Na rynku jest już kilka naprawdę dobrych firm, które współpracują z największymi markami i tworzą ciekawe i pomysłowe rozwiązania.
Co przyniesie dobrze zaprojektowany chatbot?
Dobrze zaprojektowany chatbot to gwarancja sukcesu. Jeśli tylko dobrze zlokalizowałeś luki, które mogłyby być zastąpione tą technologią, to możesz być pewien, że szybko zobaczysz zwrot z inwestycji. Rozważmy chociażby sytuację, w której odciążasz pracowników kadrowych i zabierasz im obsługę podstawowych i powtarzających się problemów interesantów. Wtedy one zyskują więcej czasu na wyjaśnianie bardziej skomplikowanych spraw, co więcej możesz poszerzyć zakres ich działania, zlecając im również inne zadania. Pozwoli Ci to na oszczędność w sytuacji, kiedy na przykład musiałbyś zatrudnić kolejnego pracownika. Kolejnym przykładem jest obsługa klientów oraz budowanie zaangażowania i relacji pomiędzy nimi a firmą. Chatbot mógłby przesyłać zainteresowanym osobom informacje o aktualnych promocjach i zniżkach oraz zaprosić na różne wydarzenia. Dodatkowo mógłby odpowiadać na pytania, jeśli tylko odpowiednie zmienne byłyby do niego wprowadzone. Budowanie relacji z marką byłoby możliwe dzięki organizacji różnych zabaw i konkursów, a zadowolenie powodowałoby szybkie rozwiązywanie problemów klientów. Chatbot mógłby to wszystko robić przez komunikatory. Jak widzisz możliwości jest naprawdę wiele, a to narzędzie może pełnić przeróżne funkcje. Jeśli tylko zgłosisz się do wykwalifikowanej firmy, która dobrze rozumie zasady jego działania, z pewnością osiągniesz zamierzone cele, a ograniczeniem będzie tylko Twoja wyobraźnia!
